Положение о Секретариате

Положение о Секретариате

ПОЛОЖЕНИЕ

о Секретариате Координационного совета

  1. 1. Общие положения

1.1.Секретариат Координационного совета (далее – Секретариат) образован решением Координационного совета организации.

1.2.Секретариат является структурным подразделением ВРОО «ПОИСК ЛИТ». Секретариат обеспечивает в пределах своей компетенции реализацию Координационным советом своих полномочий.

1.3.Правовую основу деятельности Секретариата составляют Конституция Российской Федерации и законы Российской Федерации, Устав организации, постановления и распоряжения руководителя организации, настоящее Положение.

1.4.Секретариат в своей деятельности взаимодействует со всеми структурными подразделениями ВРОО «ПОИСК ЛИТ».

1.5.Секретариат подчиняется непосредственно руководителю организации. В период временного отсутствия руководителя организации деятельность Секретариата координирует заместитель руководителя либо руководитель Секретариата.

1.6.Положение о Секретариате утверждается распоряжением руководителя организации.
1.7.Положения о структурных подразделениях и должностные регламенты работников (членов) Секретариата утверждаются руководителем организации по представлению руководителя Секретариата.

1.8.Секретариат имеет необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы, бланки.

 

  1. Основные задачи Секретариата

 

Основными задачами Секретариата являются:

2.1.Организационное и информационно-аналитическое обеспечение деятельности руководителя организации и председателя Координационного совета в осуществлении им своих полномочий.
2.2.Подготовка предложений по планированию и организации рабочего времени руководителя организации (председателя Координационного совета), контроль за эффективным выполнением рабочего графика.

2.3.Организация и контроль исполнения поручений руководителя организации (председателя Координационного совета).

2.4.Информационно-документальное обеспечение деятельности руководителя организации (председателя Координационного совета).

2.5.Взаимодействие со структурными подразделениями организации в части подготовки и проведения мероприятий с участием руководителя организации (председателя Координационного совета).
2.6.Обеспечение взаимодействия руководителя организации (председателя Координационного совета) с контрольно-ревизионной комиссией организации, структурными подразделениями организации, а также с органами государственной власти, органами местного самоуправления, правоохранительными органами, общественно-политическими партиями, движениями и объединениями, действующими на территории области.

2.7.Подготовка и оформление материалов докладов и выступлений руководителя организации (председателя Координационного совета), проведение заседаний Координационного совета.

2.8.Обеспечение требований протокола при проведении встреч и официальных приемов, в том числе с делегациями с участием руководителя организации (председателя Координационного совета).

2.9.Подготовка документов о награждении общественными, государственными, ведомственными и региональными и муниципальными наградами.

 

  1. Основные функции Секретариата

 

В соответствии с возложенными задачами Секретариат выполняет следующие функции:

3.1.Планирует и организует исполнение ежедневного и перспективного рабочих графиков работы руководителя организации (председателя Координационного совета).

3.2.Готовит и оформляет для доклада входящую корреспонденцию, поступающую в адрес руководителя организации (председателя Координационного совета).  Готовит проекты резолюций и поручений руководителя организации (председателя Координационного совета) по исполнению предоставляемых ему документов.

3.3.Осуществляет информационно-документальную подготовку заседаний Координационного совета, совещаний у руководителя организации,  (председателя Координационного совета), его участия в плановых мероприятиях, протокольных встречах, беседах, приемах, поездках, визитах и посещениях, заседаниях Координационного совета, Координирует работу структурных подразделений организации по указанным обстоятельствам.

3.4.Обеспечивает работу приемной руководителя организации (председателя Координационного совета). Осуществляет связь руководителя организации (председателя Координационного совета) с должностными лицами, сотрудниками организации и гражданами, регулирует прием посетителей, сотрудников, должностных лиц, приглашенных руководителем организации (председателем Координационного совета), согласовывает и обеспечивает выполнение графика их приема.

3.5.Представляет по поручению руководителя организации (председателя Координационного совета) его позицию в государственных органах и организациях, учреждениях, органах местного самоуправления, на предприятиях, в воинских частях, в общественных организациях и объединениях.
3.6.Организует информирование руководителя организации – председателя Координационного совета (в выходные и праздничные дни заместителя руководителя организации согласно графику дежурств) о стихийных бедствиях, чрезвычайных происшествиях, важнейших событиях, нештатных ситуациях и в организации, массовых нарушениях правопорядка, особо опасных преступлениях на территории Волгоградской области.

  1. Права и обязанности Секретариата

 

Секретариат имеет право:

4.1.Запрашивать и получать в установленном порядке от должностных лиц организации, материалы и информацию.

4.2.Доводить указания и поручения руководителя организации (председателя Координационного совета) до сведения лиц, которым они адресованы, и контролировать их исполнение в сроки, определенные руководителем организации (председателем Координационного совета).

4.3.Приглашать по поручению руководителя организации (председателя Координационного совета) руководителей и сотрудников организации, для участия в рабочих совещаниях у руководителя организации (председателя Координационного совета), в переговорах и иных мероприятиях.

4.4.Вносить на рассмотрение руководителю организации (председателю Координационного совета) предложения по совершенствованию деятельности структурных подразделений, доклады, аналитические записки по социально-правовым и иным вопросам.

4.5.Анализировать полноту и достоверность предоставленной на доклад руководителю организации (председателю Координационного совета) или направленной на его имя служебной корреспонденции, а также содержание проектов писем в органы государственной власти и должностным лица, правоохранительные органы.

4.6.Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые для рассмотрения обращений граждан документы и материалы от сотрудников и руководителей организации. Проверять силами штатных и внештатных сотрудников работу по рассмотрению обращений граждан.

4.6.Обеспечивать функционирование Координационного совета организации.

  1. Структура и организация деятельности Секретариата

 

Секретариат возглавляет руководитель, назначаемый и освобождаемый от должности распоряжением руководителя организации.

5.1.Структура Секретариата Координационного совета:

  • Руководитель Секретариата;

Заместитель руководителя Секретариата;

Организационно-аналитический отдел;

Начальник отдела;

  • Ведущий специалист по общим вопросам;
  • Специалист по организационным вопросам и протоколу;
  • Специалист по работе с ветеранскими организациями правоохранительных органов;

Референтура;

  • Руководитель Референтуры  – помощник руководителя организации;
  • Советник руководителя организации;
  • Референт руководителя организации;

Отдел по работе с обращениями граждан, делопроизводства и режима;

  • Начальник отдела;
  • Специалист делопроизводитель;
  • Специалист приемной руководителя организации;

Специалист по рассмотрению и анализу письменных обращений;

Специалист по работе с обращениями;

Административно-хозяйственной отдел;

Начальника отдела;

Ведущий специалист по общим вопросам;

  • Специалист по материально-техническому обеспечению

5.2.Секретариат Координационного совета координирует работу: общего отдела, референтуры, отдела делопроизводства и режима, отдела по работе с письмами и обращениями граждан, административно-хозяйственного отдела, приемной руководителя организации, советников и  помощников.

5.3.Работники Секретариата исполняют свои обязанности на общественных началах.

5.4.Права и обязанности работников Секретариата определяются правовыми и нормативными актами Российской Федерации, настоящим Положением, соответствующими должностными регламентами.

В соответствии с должностными регламентами и правилами внутреннего трудового распорядка для отдельных работников Секретариата может устанавливаться особый режим рабочего времени – ненормированный рабочий день, работа в режиме гибкого рабочего времени, суммированный учет рабочего времени.

В связи с исполнением своих обязанностей сотрудники Секретариата могут находиться в помещениях в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, но только с разрешения руководителя Секретариата. Работники Секретариата несут персональную ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленных ими документов, проектов резолюций, точное и своевременное исполнение поручений, за соблюдение служебной тайны и служебной этики.
5.5. Руководитель Секретариата:

–  руководит деятельностью Секретариата и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Секретариат задач;

–  распределяет обязанности между сотрудниками Секретариата, дает им задания и поручения, устанавливает степень их ответственности за выполнение возложенных обязанностей;

– по согласованию с руководителем организации (председателем Координационного совета) формирует его личные календарные планы и графики работы. Осуществляет необходимое взаимодействие;

–  поддерживает связь и согласовывает необходимые мероприятия по обеспечению взаимодействия руководителя организации (председателя Координационного совета) с соответствующими службами;

–  осуществляет запись на прием к руководителю организации (председателю Координационного совета) членов организации, сотрудников, граждан; в случае необходимости в оперативном порядке согласовывает с руководителем организации (председателем Координационного совета) время и продолжительность их приема;

– осуществляет незамедлительное информирование руководителя организации (председателя Координационного совета) о возникших нештатных ситуациях, важных сообщениях и обращениях;

– визирует по заключению сотрудников Секретариата, экспертов сторонних организаций все проекты нормативных и служебных документов, передаваемых на подпись руководителю организации (председателю Координационного совета);

–  готовит и докладывает руководителю организации (председателю Координационного совета) текущие документы и материалы, поступающие в Секретариат;
5.6. Организация и порядок работы приемной руководителя организации (председателя Координационного совета):

прием руководителем организации (председателем Координационного совета) членов организации, сотрудников, граждан осуществляется в соответствии с его личным планом, графиком приема, формируемым руководителем Секретариата и согласованным предварительно с руководителем организации (председателем Координационного совета);

прием руководителем организации (председателем Координационного совета) делегаций и гостей в специальном помещении. Порядок приема, состав участников, время и продолжительность приема разрабатываются в соответствии с нормами протокола, согласовываются с Секретариатом и утверждаются руководителем организации (председателем Координационного совета) в каждом отдельном случае;

по поручению руководителя организации (председателя Координационного совета) или руководителя Секретариата предварительный прием членов организации, сотрудников и граждан также производится советниками, помощниками руководителя организации (председателя Координационного совета); в случае необходимости правом беспрепятственного прохода в рабочий кабинет к руководителю организации (председателю Координационного совета)  пользуется руководитель Секретариата организации;

в отсутствие руководителя организации (председателя Координационного совета), руководителя Секретариата нахождение посторонних лиц в рабочем кабинете руководителя организации (председателя Координационного совета) и его приемной не допускается. Проведение ремонтных и других работ в рабочем кабинете руководителя организации (председателя Координационного совета) допускается только по согласованию с руководителем Секретариата в присутствии определенного им сотрудника Секретариата;

в приемной руководителя организации (председателя Координационного совета) осуществляется прием информации;

специалистом приемной руководителя организации (председателя Координационного совета) осуществляется прием корреспонденции, в том числе срочной, телеграмм, пакетов спецпочты, поступивших в рабочее и нерабочее время, и регистрация отправленных в рабочее и нерабочее время служебных писем и телеграмм;

на специалиста приемной руководителя организации (председателя Координационного совета) возлагается ответственность за сохранность и правильное использование аппаратов междугородной, факсимильной и радиотелефонной связи, множительной, аудио- и видеотехники, имеющейся в приемной, бланков и печатей, телефонных справочников органов и организаций, служебных и домашних телефонов должностных лиц;

 

  1. Реорганизация, прекращение деятельности Секретариата

 

Реорганизация, прекращение деятельности Секретариата производятся в соответствии с действующим законодательством.