Положение об канцелярии

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе по работе с письмами, обращениями граждан и организаций
ВРОО «ПОИСК людей, идей, технологий»


1. Общие положения

1.1. Отдел по работе с письмами и обращениями граждан ВРОО “ПОИСК людей, идей, технологий» (далее – отдел) является структурным подразделением Секретариата Координационного совета, подчиненным заместителю председателя по общим вопросам и развитию деятельности курирующему данный отдел.

1.2. Структура отдела, его штатная численность и финансирование деятельности устанавливается председателем организации по представлению руководителя Секретариата Координационного совета.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”, уставом Организации.

1.4. Деятельность отдела регламентируется настоящим Положением, работа специалистов – должностными инструкциями.

1.5. Специалисты отдела назначаются на должность и освобождаются от должности председателем организации по представлению руководителя секретариата Координационного совета.

1.6. Для регистрации обращений граждан и служебной корреспонденции отдел применяет регистрационный штамп с наименованием отдела по работе с обращениями граждан.

1.7. Отдел работает со сведениями, отнесенными законодательством Российской Федерации к конфиденциальной информации, исполняет требования о конфиденциальных данных.


2. Цели и задачи

Основными целями отдела являются:

Организация и координация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за принятием решений по ним в установленные сроки.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

  • постоянное совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан в организации, её структурных подразделениях;
  • обеспечение организации работы с обращениями граждан, контроля за исполнением в нормативные сроки;
  • подготовка документов на архивное хранение и их текущее хранение;
  • сокращение количества повторных обращений;
  • выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с обращениями граждан.

3. Функции

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

3.1. Организует приемы граждан по личным вопросам председателем организации, заместителями председателя организации и руководителями структурных подразделений:

  • составляет график приема граждан по личным вопросам председателя организации, заместителями председателя организации и руководителями структурных подразделений;
  • осуществляет запись граждан на прием к председателю организации и его заместителям;
  • обеспечивает проведение приемов граждан председателем организации и его заместителями;
  • осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан, принятых на личных приемах.

3.2. Организует рассмотрение письменных обращений граждан:

  • принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение руководству организации в соответствии с распределением обязанностей;
  • передает рассмотренные руководством обращения на исполнение в структурные подразделения;
  • осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений по срокам на основе электронной программы учета и поиска документов;
  • осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;
  • обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство организации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;
  • обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит руководство организации с аналитическими и электронными материалами;
  • оказывает структурным подразделениям методическую и практическую помощь в организации работы с обращениями граждан.

3.3. Контролирует исполнение решений по обращениям граждан.


4. Права и обязанности

4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными функциями отдел имеет право:

  • представлять общественную организацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
  • вносить на рассмотрение руководителям организации предложения по вопросам совершенствования работы с письменными и устными обращениями граждан;
  • направлять в организации письма граждан, относящиеся к их компетенции и ранее ими не рассматривавшиеся;
  • контролировать сроки исполнения обращений граждан, запрашивать в подразделениях сведения о ходе их исполнения;
  • запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений общественной организации информацию и другие дополнительные материалы, касающиеся вопросов, поставленных в письменных и устных обращениях граждан;
  • возвращать исполнителям на доработку ответы граждан, подготовленные с нарушением установленных требований;
  • проводить проверки организации работы с обращениями граждан в структурных подразделениях общественной организации;
  • вносить руководству организации предложения о применении дисциплинарных взысканий в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
  • участвовать в обсуждении вопросов состояния работы с обращениями граждан, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан;
  • разрабатывать предложения о структуре отдела, должностные инструкции работникам; вносить руководству предложения о назначении, перемещении и увольнении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий; вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе специалистов.

4.2. Отдел обязан:

  • соблюдать установленные Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;
  • соблюдать ограничения, связанные с муниципальной (государственной) службой.

5. Ответственность

5.1. Отдел несет ответственность за:

  • обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;
  • соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил противопожарной безопасности.

5.2. Объём персональной ответственности специалистов отдела за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их должностными инструкциями.


6. Взаимоотношения. Связи.

6.1. Отдел взаимодействует:

  • со структурными подразделениями общественной организации – по вопросам работы с обращениями граждан и организаций;
  • с АХЧ – по вопросам материально – технического обслуживания;
  • со специалистом по  информационно-техническому обеспечению по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами.